Identificar condutas impróprias, corrupção, fraudes e desvios éticos no ambiente de trabalho, conduzir processos de apuração de denúncias e garantir a conformidade corporativa com leis é essencial a qualquer empresa que busque estabelecer um ambiente de trabalho seguro e acolhedor.

Diante da ascensão de movimentos como o #metoo ou #blacklivesmatter, a mídia e a sociedade estão, mais do que nunca, atentas aos acontecimentos nas diferentes instâncias da vida, principalmente nos ambientes de trabalho. E demandam a ampliação da atenção de empregadores na condução de investigações a denúncias, sob o risco de danos irreversíveis à sua reputação.

Vale destacar que um trabalho de apuração começa antes mesmo que uma denúncia aconteça. Parte da consolidação de uma estrutura sólida de compliance, com códigos de ética e conduta e a implementação de políticas que incentivem os colaboradores a relatarem situações de não conformidade com segurança, por meio de Canais de Denúncias. Sempre com a garantia fundamental de que tudo o que for registrado nos canais será devidamente encaminhado e averiguado.

Boas práticas

Além de processos de investigação minuciosos e bem documentados, algumas boas práticas são essenciais na apuração de denúncias no local de trabalho, conforme a seguir:

• Neutralidade: empregadores têm o dever de conduzir investigações de forma justa e imparcial, dando a todos os envolvidos na denúncia a oportunidade de fornecer sua visão sobre o incidente em questão;
• Exatidão: é preciso realizar um processo de investigação minucioso, que busque levantar todas as informações necessárias para o esclarecimento dos fatos, com questionamentos detalhados sempre que necessário;
• Planejamento: antes de começar uma apuração, é essencial identificar quais pessoas que precisam ser ouvidas, o que deve ser questionado, onde as reuniões devem ocorrer. Ainda que este planejamento inicial seja alterado ao longo da investigação, é importante estabelecer esses detalhes no início de um processo de apuração;
• Oportunidade: tão logo a investigação seja iniciada, é importante que os responsáveis ajam para evitar novos atos de transgressão, administrando qualquer ação disciplinar em tempo hábil para evitar possíveis problemas legais;
• Confidencialidade: equilibrar os interesses legítimos de negócios, a segurança e a privacidade são fatores essenciais em uma apuração de denúncia. Todas as partes envolvidas têm o direito à privacidade e confidencialidade, principalmente se o incidente envolver um assunto delicado, sendo essencial limitar a divulgação de informações apenas àqueles que precisam conhecê-las;
• Documentação e acompanhamento: uma apuração é tão boa quanto sua documentação. Todo processo deve ser registrado de forma precisa e objetiva, viabilizando uma conclusão bem fundamentada e um material de referência para futuras ações;
• Informação e Ação: uma vez alcançado uma conclusão, é fundamental informar o reclamante sobre o encaminhamento da denúncia, mesmo que ela se revele improcedente, e tomar as medidas disciplinares de acordo com o caso.

Vantagens

O tratamento de apurações de denúncias de forma justa e objetiva resulta em inúmeros ganhos à empresa, com destaque para:

• Resolução de conflitos e reclamações;
• Redução dos riscos de negócios;
• Proteção à imagem e reputação da empresa;
• Fornecimento de defesas em ações judiciais;
• Proteção dos interesses da empresa e seus acionistas/ investidores.

Investigações bem conduzidas reforçam aos colaboradores a mensagem de que a empresa está comprometida em lidar com as reclamações de maneira profissional, legal e eficaz, e em manter um ambiente de trabalho seguro, saudável, transparente e livre de discriminação. Isso, por sua vez, abre o caminho para que os colaboradores se engajem no uso dos canais de denúncias para expor situações de não-conformidade sempre que identificarem uma ocorrência.

A execução de processos de apuração e investigação pode tanto ficar a cargo de equipes internas, quanto de terceiros. A decisão por qual caminho seguir deve avaliar as disponibilidades dos times internos, se a imparcialidade será implementada e se há diplomacia necessária para evitar prejuízos mais graves. É preciso cautela para lidar com os denunciados e denunciantes, afinal, basta imaginar uma situação em que gestor do canal de denúncias seja, justamente, a pessoa citada em um algum tipo de conduta imprópria.

Olhando por esta ótica, fica evidente que independência e credibilidade estão relacionadas à terceirização do processo de gestão e apuração de denúncias. A Proethic possui anos de experiência, com um time capacitado e especializado para tratar dos relatos com a cautela que uma denúncia exige.

Entre em contato para entender como tratar de apurações com total seguro e sigilo.