Considere duas realidades: uma empresa multinacional, com milhares de colaboradores em diversos países e operação globalizada, e uma empresa de menor porte, com algumas dezenas de empregados e uma atuação mais focada em um nicho de mercado. Entre as duas, qual você consideraria como mais propensa a sofrer impactos decorrentes de corrupção ou fraude?

Uma Pequena ou Média Empresa, a chamada PME, pode passar a impressão de maior capacidade de execução e controle sobre processos, pessoas e dinâmicas, dada a proximidade entre as diferentes partes, maior facilidade de gestão e menor burocracia.

Cair em tal falácia, no entanto, pode ser fatal às PMEs. Por possuírem significativamente menos controles contábeis ou políticas antifraude do que as grandes organizações, por terem um nível mais alto de confiança na equipe e por serem menos propensas a serem auditadas, as PMEs estão tão ou mais suscetíveis a sofrerem com riscos que podem causar danos às finanças e à sua reputação. Entre as ocorrências mais comuns, estão a contratação de fornecedores fraudulentos, a emissão de reembolsos fictícios de despesas falsas, a ocultação em demonstração financeiras e o assédio moral.

Diante disso, é vital contar com mecanismos formais de controle e combate a situações de irregularidade. Embora muitas PMEs não tenham recursos suficientes para investir em ações robustas e custosas de controles internos, algumas medidas podem ser implementadas. Confira a seguir:

Treinamento de ética

Ação educativa estratégica para ilustrar o compromisso da empresa com o comportamento ético e esclarecer aos colaboradores o que constitui uma ação antiética, uma situação de irregularidade ou uma fraude, de modo a envolver todas as pessoas como corresponsáveis pela manutenção de um ambiente de trabalho sadio.

O treinamento deve ser claro em como identificar e tomar medidas para relatar transgressões, como, por exemplo, utilizando-se do Canal de Denúncias como ferramenta. Além disso, é essencial que deixe claro quais medidas podem ser tomadas caso uma situação anormal seja comprovada.

Canal de Denúncias

À primeira vista, um Canal de Denúncias pode parecer uma iniciativa grande demais para uma empresa de pequeno ou médio porte, no entanto, é muito mais factível do que parece. Isso porque, o tamanho da operação do Canal de Denúncias implementado por um fornecedor terceirizado é proporcional ao tamanho da empresa em questão.

Ao implementar um canal formal de reporte, a tendência é inibir a ação de pessoas que considerariam tomar alguma medida irregular na empresa. Além disso, o anonimato, a confidencialidade e confiabilidade desta ferramenta servem como incentivos para que as pessoas relatem atividades suspeitas, sem medo de represálias e com a garantia de que medidas serão tomadas para investigar as situações apontadas.

Plano de resposta

Além de informar e implantar canais, incentivando colaboradores a relatarem situações irregulares, é preciso adotar uma abordagem proativa e implementar uma política de resposta eficaz, a fim de lidar rapidamente e minimizar os prejuízos decorrentes daquele relato. Uma PME deve ter um plano de investigação ágil e tomar medidas necessárias antes que as consequências afetem ainda mais seus negócios.

Prevenir é melhor do que remediar

As perdas decorrentes de violações aos regulamentos e políticas internas, fraude, corrupção, suborno ou qualquer outro tipo de comportamento antiético em PMEs são agravadas, pois elas geralmente possuem menos recursos e fôlego para se recuperar diante de uma situação de crise.

A maneira mais econômica e efetiva de limitar as perdas é prevenindo e mitigando a ocorrência destas ameaças e o Canal de Denúncias é uma ferramenta acessível para empresas de qualquer tamanho que estejam comprometidas com a conformidade.

A Proethic possui anos de experiência na operacionalização de Canal de Ética e Denúncias e utiliza as melhores práticas do mercado para a gestão de riscos corporativos, com uma atuação customizada às necessidades e demandas da sua empresa. Entre em contato com nossos especialistas e conheça todas as possibilidades que cabem seu negócio.